Las mejores prácticas modernas de gestión de proyectos han evolucionado en gran medida gracias a conceptos tomados de la gestión de la calidad, analizados por sistemas como Lean, Six Sigma y Kaizen. El objetivo de hoy es demostrar algunas de estas técnicas y cómo su proyecto, o proceso, puede beneficiarse de ellas.
1- Plazo de entrega
Es una de las más conocidas y utilizadas por los responsables de TI, pero otras áreas también se beneficiarían enormemente si pudieran aplicarla. El plazo de entrega, para six sigma, no es más que el tiempo que tarda una demanda desde el pedido hasta la entrega del artículo, desde la recepción del pedido hasta la entrega al consumidor. Su aplicación va mucho más allá de los procesos productivos, entender el lead time de tu equipo te puede ayudar a saber, por ejemplo, en cuánto tiempo puedes entregar un proyecto de complejidad similar, o un ítem del backlog, o incluso el tiempo total para resolver una llamada, y esto último lo usamos mucho en consultorías para la Gestión de Servicios.
2- Duración del ciclo
Si el plazo de ejecución es el tiempo que tarda la tarea en producirse, el tiempo de ciclo es el tiempo que se dedica efectivamente a producir dicha actividad. Comprender el tiempo de ciclo es muy importante porque le ayuda a entender su capacidad de producción. Un ejemplo que me gusta utilizar es: si un miembro del equipo trabaja 30 horas a la semana, y resuelve 15 puntos de la historia, su tiempo de ciclo es 30/15 = 2, es decir: 2 horas por punto producido, pero ¿cómo saber si esta métrica es buena o mala?
3- Tackt Time
Tackt time viene de la idea del "tic-tac" del reloj, no es del todo cierto pero ayuda mucho a recordar el concepto si te imaginas a tu cliente mirando el reloj mientras espera a que produzcas el bien. Básicamente es una medida de lo que el cliente espera que produzcas, así que si tu cliente exige 60 puntos de historia de tu miembro, entonces tenemos un tackt time de 30/60 = 1 / 2 hora por punto. De esta manera sabemos que las dos horas que tu equipo exige para producir están muy por debajo de las expectativas de tu cliente.
4 - WIP
Work in Progress - WIP es una medida para saber cuánta demanda trabaja nuestro equipo a la vez. Uno de los secretos de la buena gestión es limitar este valor. Recordando la máxima "la multitarea es tonta", limitar el WIP nos ayuda a centrarnos en lo que realmente importa y empieza a ayudarnos a entender si el proceso es estable o no. Pero esa es una conversación para otro post.
¿Y cómo podemos eliminar estas métricas? La verdad es que no hay una sola manera, depende de las herramientas que tengas a tu disposición, hay softwares que calculan estos valores automáticamente, pero siempre considero un gran ejercicio aprender a calcularlos, y más que eso: visualizarlos. El primer punto es extenso para este texto, pero la visualización es bastante sencilla, y viene dada por nuestro amigo kanban:
Un consejo para quienes planean implantar este tipo de métricas es: no esperes a que el proceso sea perfecto, empieza con lo que tienes hoy. Las métricas al principio pueden estar un poco torcidas, pero lo importante es crear conciencia temprana de que existen y nos ayudan a ser más eficientes.
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