En el ámbito de la gestión de proyectos hay una metodología que ha crecido mucho en los últimos años: la metodología SCRUM, que forma parte de lo que llaman Metodologías Ágiles. Lejos de mí querer revisar la metodología, o decir lo que es, pero sólo compartir un pensamiento - o cambio de pensamiento - que me llevó desde que conocí la metodología.
En primer lugar, según Jeff Sutherland, creador de SCRUM, ser ágil es comprender que:
La planificación es útil. Seguir ciegamente los planes es estúpido.
Entregar lo que crea valor para el cliente con rapidez y calidad.
Falla rápido para poder corregir el problema lo antes posible.
Interfuncionalidad: el equipo debe tener todas las capacidades necesarias para completar un proyecto, tanto si la misión es entregar un software como capturar terroristas en Irak.
La multitarea atonta.
Hacer a medias no es hacer.
No gorronees: no lo hagas y no toleres este tipo de comportamiento (caos emocional).
¿Ha notado algo extraño? ¡Sí! ¡La multitarea atonta! Es curioso porque he visto en muchas descripciones de puestos de trabajo que exigen un perfil "multitarea", una persona capaz de "hacer varias cosas a la vez". Esto se debe a que la idea de multitarea se asocia erróneamente con un "triatleta" en el mundo empresarial, un profesional que pedalea, corre y nada. Cuando la imagen que deberíamos tener es la de un malabarista montado en un monociclo mientras intenta mantener todos los objetos en el aire. Puede que funcione al principio, pero sin duda sería mejor que hiciera una actividad cada vez.
Jeff propone un ejercicio a los lectores de su libro: "el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo": escribir del 0 al 10 en números arábigos, luego en números romanos y, por último, las 11 primeras letras del alfabeto. Cronometra el tiempo que tardas en hacer esa secuencia. Y luego cronometra el tiempo que tardarías en hacer la misma secuencia, pero intentando terminar primero cada número, y no cada tipo de dígito, es decir: escribe primero 0 en arábigo, 0 en romano, primera letra del alfabeto, luego 1 en arábigo... y así sucesivamente.
Notarás que claramente tus ingresos han bajado, pero Jeff va más allá, y muestra que en proyectos, cuando nos dedicamos a 1 solo proyecto, tenemos el 100% de los ingresos, pero cuando pasamos a tener 2 proyectos, nuestros ingresos bajan a solo el 40% por cada proyecto. Lo que significa que sólo somos capaces de utilizar el 80% de nuestra capacidad, el otro 20% se desperdicia entre el cambio de un proyecto a otro y la caída de productividad que se produce en nuestra mente.
Cuando trabajé en Holanda, mi profesor y mentor me dijo que debía estudiar el proyecto e intentar resolverlo dedicándome a él todo el día. Si necesitaba descansar, podía hacerlo durante un día entero, lo importante era no interrumpir nunca una actividad. Y sólo pasaba al siguiente cuando ya había cumplido lo que se me pedía.
Muchas veces tenemos demandas y entregas que requieren nuestra atención inmediata, y tenemos que ocuparnos de diferentes tareas al mismo tiempo. Esto es muy común en una jerarquía funcional, utilizada por las grandes empresas, con una vasta cartera de productos que necesitan atención todo el tiempo. Pero es menos común en las empresas proyectadas, donde el jefe de proyecto tiene total autonomía para gestionar su proyecto, y la empresa se guía por la realización de tales proyectos.
Se dice que en verdad el profesional debe ser Interfuncional, capaz de resolver problemas en diferentes áreas, teniendo diferentes funciones, pero que estas funciones deben ser ejecutadas de una en una, y no todas al mismo tiempo. De este modo, el profesional garantizará su polivalencia, pero mantendrá su alto rendimiento.
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